007 So bekommen Sie Ihre täglichen Arbeitsunterbrechungen in den Griff

Störungen durch Kolleginnen und Kollegen, Anrufe, Mailbenachrichtungen gehören mittlerweile zum Alltag. Im Durchschnitt werden wir ca. alle 10 Minuten in unserer Konzentration gestört, teilweise mit verheerenden Auswirkungen. Werden wir aus unserer Arbeit herausgerissen, finden wir oft nicht mehr so schnell und auch nicht mit gleicher Qualität in die aktuelle Aufgabe hinein. Dies zieht weitreichende Konsequenzen nach sich:
Zum Einen verlängert sich die Arbeitszeit für diese Aufgabe beträchtlich, ebenso verringert sich die Arbeitsqualität. Daneben führen häufige Unterbrechungen zu unbewussten Stressreaktionen.

Die folgenden Tipps sollen dabei helfen, Arbeitsunterbrechungen zu minimieren.

1. Nutzen Sie die Gunst der frühen Stunde

Erledigen Sie in den ersten 90 Minuten Ihres Arbeitstages die Aufgaben als erstes, die keinen Aufschub mehr dulden. Erfahrungsgemäß ist es in den ersten beiden Stunden an Schulen relativ ruhig, also ideale Zeit für konzentriertes Arbeiten. Gesprächs- und Telefontermine verlegen Sie einfach auf einen späteren Zeitpunkt.

2. Terminieren Sie Phasen konzentrierten Arbeitens in Ihrem Kalender

Machen Sie gewissermaßen einen Termin mit sich selbst, bei dem Störungen unerwünscht sind. Schließen Sie zu diesem Zeitpunkt Ihre Tür. Das Sekretariat trägt nun letztlich die Verantwortung dafür, dass Sie nicht gestört werden. Auch Telefonate sollten jetzt nicht mehr durchgestellt werden. Sie kommen erst gar nicht in Erklärungsnot bei einer Kollegin / eines Kollegen, die / der sich bereits in Ihrem Raum befindet. Sollte sich doch jemand zu Ihnen „verirren“, machen Sie deutlich, dass Sie im Moment nicht gestört werden wollen. Sie werden sehen, dass dieses Anliegen normaler Weise von Ihren Mitmenschen akzeptiert wird. Dieser Effekt verstärkt sich insbesondere, dann, wenn Sie Ihre Türe nach einer Phase konzentrierten Arbeitens wieder öffnen.

3. Sorgen Sie für einen aufgeräumten Schreibtisch

Indem Sie die Anzahl der Ablenkungen an Ihrem Arbeitsplatz reduzieren, erleichtern Sie sich selbst das fokussierte Arbeiten. Wenn Ihre Augen während der Erledigung einer Aufgabe immer wieder unerledigte Vorgänge, Gesprächsnotizen, Akten,etc. wahrnehmen, steigt unterbewusst Ihr Stresslevel an, mit der Konsequenz einer herabgesetzten Konzentrationsfähigkeit.

4. Entspannen Sie sich

Gönnen Sie sich zwischendurch kleinere Auszeiten und lassen Ihre Gedanken auf Reise gehen, zum Beispiel mithilfe eines Bildes, welches für Sie eine besondere, vielleicht beruhigende Bedeutung hat. Nutzen Sie diesen Tipp immer dann, wenn Sie das Gefühl haben nicht weiterzukommen.
Gönnen Sie sich darüber hinaus nach ca. 90 Minuten konzentrierten Arbeitens eine etwas längere Pause und schalten Sie ab. Gehen Sie ein wenig umher oder führen „informelle“ Gespräche, etc..

5. Gehen Sie verantwortungsbewusst mit der täglichen Emailflut um

Sie sind Ihr eigener Herr und können selbst entscheiden, wann Sie Ihre Emails bearbeiten möchten. Entscheiden Sie sich deshalb bewusst dafür, alle Benachrichtigungstöne, auch die von Ihrem Mobiltelefon, abzuschalten. Keine Email ist so wichtig, dass Sie sofort bearbeitet werden müsste. Führen Sie stattdessen Zeiten (1 -2 Mal am Tag) ein, an denen Sie Ihr Mails checken.

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